Ny funktion
Företagspolicy som medarbetarna läser och signerar
Lägg upp företagets policydokument i Företagshubben och låt medarbetarna signera dem. Tidrapportering och uppdrag kan låsas tills policyn är signerad.
Läs nyhetVad medarbetarna godkänt, vad de kan och vad de får göra.
Policyn signeras i Nawet, kunskapsmatrisen visar vem som kan vad och rollmatrisen styr vem som får göra vad. Allt i Företagshubben.
Så sätter ni upp det
Allt ligger i Företagshubben och sköts av en administratör. Medarbetarna möter resultatet i sin vardag.
- Steg 1
Lägg upp policyn
Under Dokument skriver ni policyn som text direkt i Nawet eller laddar upp PDF, Word, Excel eller PowerPoint. Ordna dokumenten i läsordning och slå på Aktivera företagspolicy, så får medarbetarna en remsa med Läs och signera.
- Steg 2
Bygg kunskapsmatrisen
Under Anställda lägger ni upp företagets kompetenser i tre kategorier och registrerar utfört datum och eventuellt utgångsdatum per anställd. Markera flera på en gång när alla gått samma utbildning.
- Steg 3
Ställ in rollerna
Under Behörigheter ser ni rollmatrisen för hela företaget. Döp om de inbyggda rollerna, skapa egna som utgår från en inbyggd och gör individuella undantag per person.
Så här ser det ut i Nawet
Policy, kompetens och åtkomst har varsin vy i Företagshubben. Klicka runt bland dem.
Medarbetarna läser, godkänner och signerar
Finns det en osignerad policy ser medarbetaren en gul remsa högst upp med Läs och signera, på dator och i mobil. Dokumentet visas direkt i sidan och måste skrollas till slutet. Först då går det att kryssa i att man läst och godkänner innehållet, och signera. Varje signering sparas med namn, datum, tid och version, och kan varken ändras eller raderas i efterhand.
Sammanställning och påminnelser
Under Sammanställning ser administratören vem som godkänt aktuell version, vem som inte gjort det och vem som signerat en gammal version. Listan exporteras som CSV, och har ni SMS-funktionen påminner ni alla som saknar godkännande med ett klick. Vill ni kan ni dessutom låsa tidsregistrering, huvuduppdrag och arbetsorder tills policyn är signerad.
- Text direkt i Nawet eller uppladdade filer
- Signeringen sparas med namn, datum, tid och version
- Sammanställning, CSV-export och SMS-påminnelse
Därför hör de tre ihop
Godkänt i stället för utskickat
Policyn ligger inte i en mapp någon kanske öppnat. Varje signering sparas med namn, datum, tid och version, och sammanställningen visar vem som saknas.
Kompetens som går att jämföra
Kurser och certifikat per anställd är fritext med bilagor. Matrisen är en gemensam lista som gör det möjligt att jämföra alla anställda och ställa krav på uppdrag.
Roller som speglar er organisation
Döp om, bygg vidare på en inbyggd roll eller gör ett undantag för en person. Ingen behöver få mer åtkomst än jobbet kräver.
Hänger ihop med resursplaneringen
Kunskapsmatrisen är inte bara en lista i Företagshubben. Kraven följer med ut i uppdragen och gör skillnad den dag någon inte kan jobba.
På varje uppdrag anger ni vad den som bemannar det behöver kunna, till exempel körkort, behörigheter eller vana vid en viss maskin, och om personen behöver känna till arbetsplatsen sedan tidigare. Lokalkännedom räknas automatiskt från genomförda pass eller markeras manuellt efter en introduktion, och med kravmallar lägger ni samma krav på flera uppdrag med ett klick.
- 1
Någon blir sjuk
Ett pass står plötsligt utan bemanning. Ni sjukanmäler personen i resursplaneringen, och Nawet vet redan vilka krav uppdraget ställer.
- 2
Nawet hittar en lämplig ersättare
Ersättarsöket visar vilka som är lediga, uppfyller kraven och känner till arbetsplatsen, med den som har flest pass på uppdraget överst. Den som nästan matchar visas med vad som saknas.
- 3
Uppdraget fortsätter, kunden är fortsatt nöjd
Rätt person tar över passet med rätt kompetens, kunden får samma leverans som vanligt och ingen behöver ringa runt i listan.
Sådant som brukar avgöra
Detaljerna som gör att policy, kompetens och roller fungerar i vardagen.
Versioner på policyn
Varje tillagt, ändrat eller borttaget dokument höjer versionen, och alla behöver signera på nytt. Att bara ändra ordningen gör det inte.
Lås funktioner tills signerat
Möjlighet för att låsa tidsregistrering, huvuduppdrag och arbetsorder var för sig tills policyn är signerad.
SMS-påminnelse med länk
Påminn dem som inte godkänt aktuell version.
Export av underlag
Sammanställningen av signeringar exporteras som CSV och kunskapsmatrisen som PDF.
Förslag för städ
Har ni städ som bransch finns färdiga förslag på de vanligaste kompetenserna, till exempel Körkort B och Skurmaskin, som läggs upp på en gång och kan döpas om efteråt.
Attest med räckvidd
Rätten att attestera tidrapporter eller godkänna ledighetsansökningar sätts per person med räckvidden Egna grupper, Kostnadsställe eller Hela företaget.
Vanliga frågor från kunder
Det vi oftast får frågor om kring policy, kunskapsmatris och roller.
Nej. Funktionen är av som standard. Har ni ingen policy visas ingenting och inget låses. Ni slår på den under Företagshubb → Dokument → Företagspolicy när ni vill börja.
Ni kan skriva text direkt i Nawet eller ladda upp PDF, Word, Excel och PowerPoint. Text, PDF och moderna Word-filer visas direkt i sidan och måste skrollas till slutet.
Äldre .doc-filer, PDF:er över 60 sidor, Excel och PowerPoint visas inte i sidan utan måste öppnas eller laddas ner minst en gång innan medarbetaren kan signera.
Varje tillagt, ändrat eller borttaget dokument höjer versionen, och alla behöver signera på nytt. I sammanställningen syns vem som signerat en gammal version. Att bara ändra ordningen på dokumenten höjer inte versionen.
Ni kan låsa tidsregistrering, huvuduppdrag och arbetsorder tills policyn är signerad. Spärren gäller alla anställda, även administratörer. Den är gjord för att få medarbetarna att signera och ska inte ses som ett skydd mot någon som aktivt vill kringgå den.
Nej. Nawet kan inte bevisa att någon läst innehållet. Loggen intygar att personen signerade just den versionen, med namn, datum och tid. Signeringar kan inte ändras eller raderas i efterhand.
Intyg & Certifikat registreras per anställd som fritext med bilagor och visas i personens CV. Kunskapsmatrisen är en gemensam lista med samma kompetenser för alla, så att ni kan jämföra anställda och ställa krav på uppdrag.
Senaste nytt om funktionen
Det här har hänt i funktionen på sistone. Alla nyheter finns samlade under Nyheter.
Se policy, kunskapsmatris och roller i action
Boka en demo så visar vi hur en policy signeras och låser upp funktioner, hur kunskapsmatrisen blir krav på passen och hur ni bygger roller som passar er organisation.